Palvelemme ma-pe klo 8-16 | asiakaspalvelu@tls.fi | p. 016 532 020| Vikapalvelu p. 016 532 030

Tietoa yhtiöstä

Rekisteriseloste

Henkilörekisterinseloste on oltava jokaisen henkilötietoja antaneen (rekisteröidyn) saatavilla. Henkilörekisteriseloste on saatavilla rekisterinpitäjän yhteyshenkilöiltä.

Tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista.

Henkilörekisteriseloste koskee henkilötietojen käsittelyllä henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

Henkilörekisterilaki 22.4.1999/523

Rekisteriselosteen pitäjä vastaa Pellon Sähkö Oy:n  ja Tornionlaakson Voima Oy:n hallitsemistaan henkilötiedoista samalla vastaavuudella kuin Tornionlaakson Sähkö Oy:n hallitsemista henkilötiedoista.

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Tornionlaakson Sähkö Oy
(Y-tunnus 0195468-2)
Myllytie 1
95700 Pello
www.tornionlaaksonsahko.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö /yhteyshenkilö
Matti Pahkasalo
Myllytie 1, 95700 Pello
Puhelin 040 733 7529
Sähköposti matti.pahkasalo@tls.fi

Tietosuojavuoto

Yrityksien (Tornionlaakson Voima Oy, Pellon sähkö Oy, Tornionlaakson Sähkö Oy) rekisteriselostuksen mukaisien henkilötietojen vuotaminen käsitellään tietovuodon havaitsijan ja rekisteriasioista vastaavan kanssa dokumentoidusti.  Tietovuodosta tiedotetaan Tornionlaakson Sähkö Oy:n kotisivuilla ja tarvittaessa laajemmin.

Tietosuojavuodon jälkikäsittely

Tietovuodon käsittelydokumentointi käsitellään yrityksessä tarvittavassa laajuudessa.  Mikäli tietovuoto on aiheutunut järjestelmästä, niiden suojaamiseen tehdään tarvittavat uuden tietovuodon ennaltaehkäisemät asiat. Mikäli tietovuoto on aiheutunut  inhimillisestä käsittelyvirheestä. Asia käsitellään tietovuodon suuruus huomioiden henkilöstön keskuudessa parantaen tietovuodon ennaltaehkäisyä.

Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus

Kaikkeen henkilötietolain piiriin kuuluvaan tietojen käsittelyyn sovelletaan salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta. Henkilö, joka henkilötietojen käsittelyn liittyvissä toimenpiteissä on saanut tietää jotakin toisen henkilön henkilötiedoiksi kuvattua tietoa, ei saa ilmaista sitä sivullisille.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja pyytää virheellisten, tarpeettomien tietojen  korjaamista tai poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen luovuttamista suoramarkkinointiin tai mielipidetutkimuksien käyttöön.

Rekisteriselosteen laatiminen

Pellossa  8 päivänä kesäkuuta  2017

Pirta Melaluoto
Controller
Tornionlaakson Sähkö Oy

 

Työsuhdetiedot, henkilöstötiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Tornionlaakson Sähkö Oy:n henkilöstön työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen. Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään työhakemuksella tai suullisesti haastatellen.
Hakemukset säilytetään kuusi kuukautta hakemuspäivästä alkaen työhönottajan toimesta.

Tietojen keräämiseen käytetään myös kameravalvontaa. Jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa yrityksen käytössä olevissa tiloissa toteutetaan työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennalta ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Rekisteröidyt  tiedot

Tornionlaakson Sähkö Oy:ssä työsuhteessa olevien henkilöiden perustiedot, työsuhdetta koskevat tiedot, palkanlaskentatiedot, työaikakirjanpito, vuosilomakirjanpito, koulutustiedot.

Terveydentilatiedot ja työnhakijoiden tiedot säilytetään erillään muista henkilötiedoista.

Kameravalvonnan tallenteita ei säilytetä tai arkistoida.  Tallenne on kamerassa ja kerää noin 2 viikkoa tietoa. Tallenne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Kameravalvonnasta on tiedotettu toimipaikassa kyltillä. Kameravalvonta on käsitelty työsuojelutoimikunnan kokouksessa marraskuussa 2017. Manuaalilomakkeista huolehtivat käyttäjät itse yrityksen toimintaohjeiden mukaisesti, huomioiden henkilörekisterilain vaatimukset.

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vero- ja poliisiviranomaisille viranomaistoimienpanoa varten ja tarvittaessa vakuutusyhtiöille työnantajan ottamien vakuutusten ylläpitämiseksi sekä työvoima- ja ulosottoviranomaisille näiden lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa varten. Palkkatietoja luovutetaan myös tilastotarkoituksiin ilman henkilötunnisteita. Tietoja luovutetaan sähköisesti ja lomakkeiden avulla.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu SSL-salauksella.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Työsuhdetiedot ovat esimiesten, palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon käytössä näiden tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa käyttäjätunnuksella ja salasanalle suojatuissa tiedostoissa. Kaikkia työsuhderekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo työsuhteen velvoittama vaitiolovelvollisuus. Tietoja säilytetään työsuhteen päättymisen jälkeen lukitussa arkistossa  vähintään 50 vuotta.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa. Tulostetusta manuaalilomakkeista huolehtivat käyttäjät itse, huomioiden henkilörekisterilain vaatimukset.  Järjestelmästä tallennetaan vuosittain pitkäaikaistallenne, joka säilytetään lukitussa arkistossa.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu SSL-salauksella.

Asiakastiedot

Asiakastietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Tornionlaakson Sähkö Oy:n ja Energiapolar Oy:n liiketoiminnan ja siihen liittyvien velvoitteiden hoitaminen. Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään kotisivujen sähköisillä lomakkeilla ja suullisesti.  Messujen ja eri tapahtumien kautta kerättävät manuaaliset tiedot hävitetään järjestelmään tallennuksen jälkeen, kuitenkin viimeistään yhden kuukauden kuluttua manuaalisen materiaalin saamisesta.

Tietojen keräämiseen käytetään myös kameravalvontaa. Jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa yrityksen käytössä olevissa tiloissa toteutetaan työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Rekisteröidyt  tiedot

Tornionlaakson Sähkö Oy:ssä on asiakassuhteessa olevien henkilöiden perustiedot ja asiakassopimukseen liittyvät tiedot. Asiakkaisiin on olemassa asiallinen sopimusyhteys. Järjestelmässä tiedot sijaitsevat käyttäjätunnuksella ja salasanalle suojatuissa tiedostoissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa. Manuaalilomakkeista huolehtivat käyttäjät itse yrityksen toimintaohjeiden mukaisesti, huomioiden henkilörekisterilain vaatimukset.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu SSL-salauksella.

Kameravalvonnan tallenteita ei säilytetä tai arkistoida.  Tallenne on kamerassa ja kerää noin 2 viikkoa tietoa. Tallenne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Kameravalvonnasta on tiedotettu toimipaikassa kyltillä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vero- ja poliisiviranomaisille viranomaistoimienpanoa varten ja tarvittaessa vakuutusyhtiöille. Energiapolar Oy käyttää myynnissään ja markkinoinnissaan Torninlaakson Sähkö Oy:n keräämiä asiakastietoja. Kulutuspaikkatietoja  luovutetaan myös tilastotarkoituksiin ilman henkilötunnisteita.

Tietoja luovutetaan sähköisesti ja lomakkeiden avulla.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu SSL-salauksella.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot ovat asiakaspalvelijoiden käytössä näiden tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia asiakastietoja käyttäviä henkilöitä sitoo työsuhteen velvoittama vaitiolovelvollisuus ja järjestelmät ovat suojattuna käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja säilytetään ja arkistoidaan asiakassuhteen ajan sekä asiakassuhteen loppumisen jälkeen vähintään kirjanpitolain vaatiman ajan.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa. Järjestelmästä on tallennettuna  pitkäaikaistallenteita, joita säilytetään lukitussa arkistossa.

Rekisteriselvitykseen kuuluvat muut henkilötiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Muita henkilötietoja kerätään toimittajilta, alihankkijoilta, urakoitsijoilta tai muilta tarvittavilta yhteistyökumppanilta  Pellon Sähkö Oy:n, Tornionlaakson Voima Oy:n ja Tornionlaakson sähkö Oy:n liiketoimintaa varten.

Tietojen keräämiseen käytetään myös kameravalvontaa. Jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa yrityksen käytössä olevissa tiloissa toteutetaan työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Rekisteröidyt  tiedot

Tornionlaakson Sähkö Oy:ssä on muussa sopimusyhteydessä olevien henkilöiden perustiedot ja yhteistyösopimukseen liittyvät tiedot.  Muilta kerättävillä yhteistyökumppaneilla on olemassa asiallinen yhteistyösopimusyhteys. Järjestelmässä tiedot sijaitsevat käyttäjätunnuksella ja salasanalle suojatuissa tiedostoissa. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa. Manuaalilomakkeista huolehtivat käyttäjät itse yrityksen toimintaohjeiden mukaisesti, huomioiden henkilörekisterilain vaatimukset.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu SSL-salauksella.

Kameravalvonnan tallenteita ei säilytetä tai arkistoida.  Tallenne on kamerassa ja kerää noin 2 viikkoa tietoa. Tallenne on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Kameravalvonnasta on tiedotettu toimipaikassa kyltillä

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan vero- ja poliisiviranomaisille viranomaistoimienpanoa varten ja tarvittaessa vakuutusyhtiöille. Tietoja luovutetaan sähköisesti ja lomakkeiden avulla.

Tietoliikenne selaimen ja palvelimen välillä on salattu SSL-salauksella.

Tietojen siirto EU:n/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU tai ETA alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot ovat asiakaspalvelijoiden käytössä näiden tehtävien toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia asiakastietoja käyttäviä henkilöitä sitoo työsuhteen velvoittama vaitiolovelvollisuus ja järjestelmät ovat suojattuna käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja säilytetään ja arkistoidaan sopimussuhteen ajan sekä sopimussuhteen loppumisen  jälkeen  vähintään 10 vuotta.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa paikassa.  Järjestelmästä tallennetaan vuosittain pitkäaikaistallenne, joka säilytetään lukitussa arkistossa.